How to scan a document on your iPhone

You received a paper invoice that you would like to archive in your computer. You are requested to fill a paper form, sign it and send it via email. But you don’t have a scanner at home. How can you do it?

You’ve got an iPhone? You’re good to go!

On the iPhone, launch the Files app. On the top right corner, there is this little icon, a circle with three dots in it. Click it and select “Scan Documents”. The iPhone switches to camera mode. Point the document and click the white button or let the iPhone detect the document and automatically take the picture. Continue with as many pages a you have in your document, in order to generate a multi-page PDF. When done, click the Save button and your scanned document will be saved right where you selected in Files. For instance in Desktop or Documents or just any of your iCloud subfolders.

Click and hold your finger on the document, and you’ll get a nice list of useful options such as rename, move, copy or duplicate. Select rename in order to give the document an easy to retrieve name and a nice hint about its content.

If you saved the document in your iCloud folder, it will replicate in no time to the cloud and soon enough on your Mac, iPad or PC, assuming they are connected to the same iCloud account.

All this is natively included in you iPhone. No need to install any app.

Comment scanner un document sur un iPhone

Vous recevez une facture papier que vous voudriez archiver sur votre ordinateur. On vous demande de signer un document et de le renvoyer par mail. Mais vous ne disposez pas de scanner chez vous. Comment faire?

Vous avez un iPhone? Vous voilà sauvé!

Sur votre iPhone, lancez l’application Fichiers (ou Files en anglais). En haut à droite de l’écran une petite icône, un cercle contenant trois points alignés. Cliquez-là et choisissez “Scanner un Document” (Scan Documents dans la version anglaise). L’iPhone passe en mode photo. Visez le document à scanner et poussez sur le bouton de prise de vue ou laissez l’appareil détecter le document et prendre l’image automatiquement. Vous pouvez continuer à scanner d’autres pages afin de constituer un document PDF de plusieurs pages. Enfin cliquez sur Sauvegarder (Save) et le document sera enregistré en format PDF à l’emplacement choisi dans vos dossiers. Par exemple Bureau ou n’importe quel autre dossier de votre iCloud. Pointer le document et garder le doigt dessus vous offrira diverses options utiles telles que dupliquer, renommer, copier ou déplacer le document. Le nom par défaut étant “document scanné” (scanned document) il est utile de le renommer et de lui donner un nom qui permettra de le retrouver facilement et d’avoir une idée de son contenu.

Si votre emplacement de stockage était dans iCloud (Bureau ou Documents et leurs sous-dossiers), votre document ne tardera pas à être chargé dans iCloud et donc accessible également dans son dossier sur votre Mac, iPad ou PC pour autant qu’ils soient configurés avec le même compte iCloud.

Tout cela est natif sur votre iPhone. Pas besoin d’installer un logiciel ou une app quelconque.

How to migrate from old to new iPhone

You just received your new iPhone (thanks Santa Claus) and you would like to recover all your data from your old iPhone, which you still have and which is still working fine. You will be able to resell it or give it to someone you know.

Some initial considerations

Do you have a backup of your old iPhone? Is the capacity of your new iPhone equal to or greater than that of the old one? Do you want to migrate absolutely all content from the old to the new? It is important to answer these questions before any data migration.

Backup

It is important to have a backup of your iPhone, in all circumstances. Not just as part of the purchase of a new model. It may be necessary to restore a backup after a repair or when replacing a lost, stolen or permanently broken iPhone that cannot be repaired. The Apple support pages explain everything you need to know about backup. It’s here. Note, however, that an encrypted backup can also back up security data, such as passwords to third-party applications or sensitive data (health for example). The backup password (encryption key) must be carefully chosen and itself backed up. Indeed, it will be necessary to restore data on the new iPhone. You can also do without the backup to restore data to the new iPhone, using the iPhone-to-iPhone copy method.

Migration

The second question concerns migration. Do you want to migrate the entire old iPhone to the new one? Don’t you have too many unnecessary apps that you want to get rid of while enjoying this new iPhone? Do you want to give your iPhone a completely different (new) look or, on the contrary, do you prefer to find all the applications and settings (wallpaper, etc.) as on the old one?

Capacity

The storage capacity of your new iPhone must be at least equal to or greater than that of the old one, if you want to migrate all your data. If this is not the case, we will probably have to make choices. The wisest thing in this case would be to start on the new iPhone from scratch and install only the apps you want.

Migrate data

There you have it, you have answered the above questions and you are on your way to the complete data migration from the old iPhone to the new one. Apple explains the procedure in its pages here.

After migration

After the migration, you may find that some data has not changed from the old to the new phone to the apple. For me, with the device-to-device migration method, the following data did not pass:

  • Bluetooth connections: you will need to reconnect to each of the Bluetooth devices you use: speakers, car, headsets, etc.
  • Banking applications: most banking applications, for obvious security reasons, will ask you to create a profile again, probably through bank security, such as digipass, token or other.
  • Wifi: In my case, the saved WiFi networks seem to have disappeared, so you will have to reconnect to each of them on the next visit.
  • Google Authenticator: If you are using Google Authenticator for two-factor authentication on secure sites, you will need to reconfigure them. Please note that this can be difficult on some sites if your Google Authenticator app is no longer operational on your old phone. Make sure you have reconfigured all of your Google Authenticator sites on the new phone, before deleting the old one or deleting the app.

Last thing

When this is all done, you should have a new iPhone that looks like (or almost) the old one. Your photos are all there and your apps in their place.

Remember to back up your phone to your computer, or in iCloud if you have enough space.

Normally you should have re-entered your fingerprint or face for TouchId or FaceId. The applications for which you have authorized FaceId or TouchId to authenticate you, you will have to reconfirm this choice. Ditto for location preferences for example.

If possible, keep the old phone for a few more days to make sure nothing is missing.

You are now all set to completely erase your old iPhone. Apple explains the procedure here.

Que faire quand votre iPhone est plein comme un oeuf?

Récemment, mon frère m’a appelé pour un problème plutôt habituel: le stockage de l’iPhone de sa fille est plein. Il s’agit d’un iPhone de 16 Go, et oui, c’est assez faible pour les jeunes d’aujourd’hui, actifs avec de nombreuses photos, vidéos et réseaux sociaux.

Tout d’abord: comprenez ce qui consomme de l’espace et quelle est la configuration générale de la photothèque.

Allons dans Paramètres / Général / Stockage et voyons à quoi est utilisé le stockage. Notez que iCloud Photos est activé (cela sera utile plus tard) et vérifiez la liste des applications triées par espace utilisé (du plus au moins). La première application en tête de liste est Instagram, avec 5,8 Go utilisés. Beaucoup d’espace gaspillé, pour rien de plus que du cache (mémoire temporaire).

Malheureusement, il n’y a pas de bouton pour vider le cache, la seule option est de supprimer (complètement) l’application et de la réinstaller. En supprimant l’application, tous les documents et données s’y rapportant seront supprimés de l’iPhone. Avant de continuer, assurez-vous de connaître le mot de passe du compte. Ce n’était pas le cas, donc avant toute chose, nous sommes allés sur le site Web sur instagram.com et avons cliqué sur le bouton “mot de passe oublié”, afin de le réinitialiser avec un mot de passe fort.

Nous sommes maintenant prêts à supprimer l’application, aussi effrayant que cela puisse paraître. Quelques minutes plus tard, près de 6 Go d’espace ont été libérés sur l’iPhone. Nous pouvons réinstaller l’application, vous connecter avec le nouveau mot de passe maintenant connu et récupérer tous nos paramètres à partir des comptes (qui nous suivons, etc.).

Répétez ce processus avec toute autre application de réseau social qui a tendance à garder trop de cache et ainsi libérez encore plus d’espace.

Les photos

Le problème avec iCloud Photos est que tous les appareils (l’iPhone et le Mac) sont synchronisés. Cela signifie que la suppression d’une photo sur l’un des appareils la supprime sur tous les appareils. L’option d’optimiser l’espace ne semble pas trop bien fonctionner, car l’iPhone se plaint d’un manque d’espace.

Étant donné que les photos iCloud sont activées, il n’est pas possible de télécharger les photos sur le Mac à l’aide du câble USB directement dans l’iPhone afin de faire une copie hors ligne des photos. Avant de modifier les paramètres Photos, nous souhaitons effectuer une copie sécurisée des photos sur notre disque dur et éviter toute perte. Dirigeons-nous vers l’application Photos sur Mac, et assurons-nous que toutes les photos sont là grâce à iCloud (rappelez-vous, nous avons noté que iCloud Photos était activé). Sinon, activez les photos iCloud sur le Mac et attendez que la synchronisation soit terminée et que les images apparaissent dans l’application Photos. Ou bien, utilisez le câble USB pour importer toutes les photos de l’iPhone vers le Mac.

Nous avons maintenant les photos sur le Mac, mais nous voulons en faire une copie supplémentaire (pour être sûr). Dans Photos, sélectionnons toutes les photos et cliquez sur Fichier / Exporter. Assurez-vous que nous optons pour la résolution en taille réelle et sélectionnez un dossier où déposer les photos. Cliquez sur Exporter et laissez le Mac terminer l’exportation de toutes les images dans ce dossier (dans notre cas, nous avons utilisé un nouveau dossier dans Téléchargements / Copie de photos iCloud /. Encore mieux, sélectionnez un disque externe, pour y stocker cette sauvegarde. Disque qui pourra être conservé loin du Mac, bien à l’abri. On n’est jamais trop prudent. Une fois la sauvegarde terminée, nous avons notre copie sécurisée, juste au cas où et pour toujours.

Maintenant de retour sur l’iPhone, allons dans Paramètres / votre nom / iCloud / Photos et désélectionnons iCloud Photos. Nous avons la possibilité de supprimer toutes les photos du téléphone ou de les télécharger sur le téléphone. Comme nous ne disposons pas de suffisamment d’espace de stockage gratuit, nous optons pour l’option de suppression. Après tout, nous avons notre sauvegarde sur le disque local… Nous recevons un avertissement que les photos seront supprimées du téléphone, mais pas de la bibliothèque iCloud. C’est génial, et tout cela a du sens puisque nous avons toujours notre Mac utilisant iCloud Photos. Ce paramètre, pour utiliser iCloud Photos ou non, est spécifique à l’appareil en définitive et non au compte iCloud.

Notre iPhone est maintenant propre, avec beaucoup de stockage récupéré. Nos photos sont toujours disponibles sur Photos sur Mac d’iCloud. Et à partir de maintenant, nous pouvons brancher notre iPhone sur le Mac via USB et importer de nouvelles photos dans l’application Photos sur le Mac avant de les supprimer du téléphone.

What to do when your iPhone storage gets short?

Recently, my brother called me for a rather usual issue: his daughter’s iPhone’s storage is full. It’s a 16GB device, and yes, this is quite low for today’s youngsters, active with loads of photos, videos and social networks.

First thing first: understand what is eating up space and what is the general config for the photos library.

Let’s go to Settings / General / Storage and see what the storage usage is. Note down that iCloud Photos is enabled (this will be useful later) and check the list of apps sorted by storage used to (most to least). The first app on top of the list is Instagram, with 5.8GB used. Quite a lot, for nothing more than cache.

Unfortunately there is no button to clear the cache, only option is to Delete the App (completely) and reinstall it. By deleting the app, all documents and data related to it will be removed from the iPhone. Before proceeding, let’s be sure we know the password of the account. This was not the case, so before anything else, we went to the web site on instagram.com and clicked the “forgot password” button, in order to reset it with a strong one.

Now we’re ready to Delete the App, as scary as it sounds. A few minutes later, close to 6GB of space have been released on the iPhone. We can reinstall the app, login with the well known new password and recover all our settings from the accounts (who we follow, etc).

Repeat this process with any other social network app that tends to keep too much cache, and free even more space.

The photos

The problem with iCloud Photos is that all devices (the iPhone and the Mac) are in sync. That means that deleting a photo on one device, deletes it on all devices. The optimize space option does not seem to work too well, since the iPhone complains of low storage.

Since the iCloud Photos is enabled, it is not possible to download the photos to the Mac using the USB cable directly in the iPhone in order to make an offline copy of the photos. Before we make any change to the Photos settings, we want to make a safe copy of the photos on our hard drive and avoid any loss. Let’s head to the Photos app on the Mac, and make sure all the photos are there thanks to iCloud (remember, we noted down that iCloud Photos was enabled). If not, activate iCloud photos on the Mac and wait for the sync to complete and the pictures to appear in the Photos App. Or alternatively, use the USB cable to import all photos from the iPhone to the Mac.

Now we have the Photos on the Mac, but we want to make an extra copy (to be on the safe side). In Photos let’s select all photos and click on File/Export. Make sure we opt for full size resolution and select a folder where to drop the photos. Click Export and let the Mac finish exporting all pictures to that folder (in our case we used a new folder in Downloads/Copy of iCloud Photos/. Once terminated, we have our safe copy, just in case.

Now back on the iPhone, let’s go to Settings / your name/ iCloud / Photos and deselect iCloud Photos. We get an option to remove all pictures from the phone or download them to the phone. Since we don’t have enough free storage, we opt for the delete option. After all, we have our backup on the local drive… We get a warning that the photos will be removed from the phone, but not from the iCloud library. That’s great, and it all makes sense since we have still our Mac using iCloud Photos. This setting, to use iCloud Photos or not, is device specific after all.

Our iPhone is clean now, with plenty of storage recovered. Our photos are still available on Photos on the Mac from iCloud. And from now on, we can plug our iPhone to the Mac on USB and import new photos to the Photos app on the Mac before deleting them from the phone.