What to do when your iPhone storage gets short?

Recently, my brother called me for a rather usual issue: his daughter’s iPhone’s storage is full. It’s a 16GB device, and yes, this is quite low for today’s youngsters, active with loads of photos, videos and social networks.

First thing first: understand what is eating up space and what is the general config for the photos library.

Let’s go to Settings / General / Storage and see what the storage usage is. Note down that iCloud Photos is enabled (this will be useful later) and check the list of apps sorted by storage used to (most to least). The first app on top of the list is Instagram, with 5.8GB used. Quite a lot, for nothing more than cache.

Unfortunately there is no button to clear the cache, only option is to Delete the App (completely) and reinstall it. By deleting the app, all documents and data related to it will be removed from the iPhone. Before proceeding, let’s be sure we know the password of the account. This was not the case, so before anything else, we went to the web site on instagram.com and clicked the “forgot password” button, in order to reset it with a strong one.

Now we’re ready to Delete the App, as scary as it sounds. A few minutes later, close to 6GB of space have been released on the iPhone. We can reinstall the app, login with the well known new password and recover all our settings from the accounts (who we follow, etc).

Repeat this process with any other social network app that tends to keep too much cache, and free even more space.

The photos

The problem with iCloud Photos is that all devices (the iPhone and the Mac) are in sync. That means that deleting a photo on one device, deletes it on all devices. The optimize space option does not seem to work too well, since the iPhone complains of low storage.

Since the iCloud Photos is enabled, it is not possible to download the photos to the Mac using the USB cable directly in the iPhone in order to make an offline copy of the photos. Before we make any change to the Photos settings, we want to make a safe copy of the photos on our hard drive and avoid any loss. Let’s head to the Photos app on the Mac, and make sure all the photos are there thanks to iCloud (remember, we noted down that iCloud Photos was enabled). If not, activate iCloud photos on the Mac and wait for the sync to complete and the pictures to appear in the Photos App. Or alternatively, use the USB cable to import all photos from the iPhone to the Mac.

Now we have the Photos on the Mac, but we want to make an extra copy (to be on the safe side). In Photos let’s select all photos and click on File/Export. Make sure we opt for full size resolution and select a folder where to drop the photos. Click Export and let the Mac finish exporting all pictures to that folder (in our case we used a new folder in Downloads/Copy of iCloud Photos/. Once terminated, we have our safe copy, just in case.

Now back on the iPhone, let’s go to Settings / your name/ iCloud / Photos and deselect iCloud Photos. We get an option to remove all pictures from the phone or download them to the phone. Since we don’t have enough free storage, we opt for the delete option. After all, we have our backup on the local drive… We get a warning that the photos will be removed from the phone, but not from the iCloud library. That’s great, and it all makes sense since we have still our Mac using iCloud Photos. This setting, to use iCloud Photos or not, is device specific after all.

Our iPhone is clean now, with plenty of storage recovered. Our photos are still available on Photos on the Mac from iCloud. And from now on, we can plug our iPhone to the Mac on USB and import new photos to the Photos app on the Mac before deleting them from the phone.

Comment utiliser OneDrive pour partager des fichiers entre PC et iPad

Lorsqu’on travaille avec un ordinateur (PC ou Mac) et une tablette (iPad ou autre), il est utile de pouvoir partager ses documents entre Ces divers appareils.

Microsoft OneDrive est une solution de stockage dans le nuage (Cloud Storage) qui permet ce partage. Je parlerai dans d’autres articles de solutions concurrentes telles que Dropbox, iCloud ou GoogleDrive.

Note préliminaire: la clé USB.

La solution clé USB est la version physique du nuage. Elle présente l’inconvénient majeur de devoir gérer manuellement les multiples copies d’un même fichier entre le ou les ordinateurs et la tablette ou le smartphone. Par exemple, si j’ai un document appelé “première leçon.docx” sur mon ordi et désire l’emporter pour le visualiser ou le modifier sur un iPad, je commence par faire une copie du document sur ma clé USB. Me voilà avec deux versions (pour l’instant identiques) de mon document. Lorsque j’éditerai ce document sur la tablette, il me faudra sauvegarder cette nouvelle version sur la clé, et surtout ne pas oublier de la recopier sur l’ordinateur avant de l’éditer à nouveau. Et recommencer ce processus pour le partager à nouveau sur la tablette  via la clé. On voit aisément qu’il est facile de se tromper entre les différentes versions du document, si on n’adopte pas une discipline d’enfer. Maintenant imaginez que vous travailliez non pas sur un document, mais sur une dizaine voire une centaine de documents… cauchemardesque! La clé USB n’est donc pas une solution idéale pour ce scénario…

Voici donc le scénario: avoir accès à tous mes documents (ou à tout le moins une sélection de ceux-ci) sur mon ordinateur et ma tablette sans devoir jongler avec une clé USB et de multiples copies de mes documents.

CloudStorageOniPad

Pour ce scénario nous avons besoin d’un ordinateur (PC ou Mac n’importe pas) et d’une tablette ou smartphone, un compte OneDrive chez Microsoft, et une application capable d’ouvrir mes documents sur l’ordi et sur la tablette. Pour simplifier, imaginons que les documents sont des documents Word et que l’application Word est disponible sur l’ordinateur et sur la tablette.

Procédure d’installation

  1. Créer un compte OneDrive: rendez-vous sur le site de Microsoft https://onedrive.live.com, pour s’inscrire ou se connecter à un compte existant. OneDrive est gratuit et offre 5GB de stockage. Pour plus de capacité, des formules payantes sont disponibles.
  2. Installer l’application OneDrive sur l’ordinateur: cela va créer un dossier virtuel sur le disque local de l’ordinateur, lequel dossier sera synchronisé (répliqué) dans le nuage du service OneDrive.
  3. Installer l’application OneDrive sur la tablette, via l’App Store, comme pour n’importe quelle autre application. Et se connecter à OneDrive en utilisant le même compte qu’au point 1. ci-dessus.
  4. Sur l’ordinateur, déplacer les fichiers que l’on désire partager dans le dossier OneDrive ou un sous-dossier. Les documents seront téléversés (uploadés) vers le nuage et seront dès lors accessibles depuis n’importe quel ordinateur ou tablette connecté à ce compte OneDrive. Cette étape de chargement initial des fichiers dans le cloud peut durer assez longtemps en fonction de la vitesse de la connexion Internet montante.

Visualisation et édition de documents en mode connecté

Dans ce scénario, et l’ordinateur et la tablette sont connectés à Internet.

Accès au document sur l’ordinateur

  • Sur l’ordinateur, ouvrir un document Word en double-cliquant le fichier dans le dossier OneDrive. Le document s’ouvre dans Word et peut-être édité.
  • Lors de la sauvegarde des modifications, le document est sauvegardé à la fois sur le disque dur de l’ordinateur et dans le nuage.

Accès au document sur la tablette

  • Sur la tablette, lancer l’application Word
  • Dans le menu Ouvrir, il faut au préalable ajouter les emplacements où les documents sont susceptibles de se trouver: OneDrive dans ce cas, mais aussi éventuellement d’autres tels que Dropbox ou iCloud.
    ajouteremplacementemplacements
  • Il faut aussi se connecter à OneDrive avec le même compte que précédemment (évidemment 😉
  • On peut maintenant voir les documents stockés sur OneDrive (dans le nuage donc) depuis la tablette. Il suffit de cliquer un document pour qu’il s’ouvre dans Word sur la tablette.
  • Pour éditer le document, il suffit de placer le curseur à l’endroit du document voulu pour entrer en mode édition.
  • Pour terminer (et sauvegarder le document) il suffit de cliquer sur la flèche vers la gauche en haut à gauche de l’écran
    wordH-sauver
  • Le document est automatiquement enregistré dans le nuage OneDrive et disponible sur l’ordinateur ainsi que la tablette pour être modifié à nouveau.

Variante en mode hors connexion (déconnecté ou offline)

L’application OneDrive sur iPad, permet de rendre un document disponible hors connexion.

  • Sur la tablette, lancer l’application OneDrive;
  • Naviguer vers le fichier (document) voulu;
  • Presser et maintenir le doigt sur le nom du document, afin de le sélectionner: un petit v apparaît à gauche du document pour montrer qu’il est sélectionné;
    hors-connexion
  • Cliquer sur l’icône en forme de parachute, qui devient un parachute barré qui signifie “hors connexion”;
  • Le document est maintenant disponible hors connexion sur l’iPad

Attention, lecture seule!

Cependant le mode hors connexion permet uniquement l’accès en lecture seule au document en question. Si l’on désire modifier le document, il faut impérativement en faire une copie locale (dupliquer)!
duplicate

Et la copie locale ne peut pas être sur OneDrive, car il n’est pas possible d’y créer un document hors connexion. La copie locale devra donc impérativement être sur l’iPad, avec comme corollaire le même souci de versions qu’avec la clé USB (voir note préliminaire).

N’hésitez pas à partager votre propre expérience via les commentaires.

Dans un prochain article, nous verrons le même scénario à l’aide de Dropbox.